Microsoft 365 : moderniser ses méthodes de travail au quotidien

Jour 1 - Stocker, organiser et collaborer

Accueil et diagnostic des pratiques – 30 min
Objectifs : comprendre les habitudes de travail actuelles et identifier les usages à moderniser
Présentation des objectifs et des outils Microsoft 365 disponibles
Identification des difficultés rencontrées : fichiers dispersés, doublons, pièces jointes, versions multiples
Mise en place d'un fil rouge : organisation d'un dossier projet partagé de l'entreprise

Module 1 — Dépôt de dossiers et gestion documentaire – 3h
SharePoint et OneDrive
1.1 Comprendre les espaces de stockage
Différencier OneDrive personnel de travail et bibliothèques documentaires SharePoint
Identifier les espaces d'équipe et choisir le bon emplacement pour déposer un fichier
Comprendre la logique des dossiers, bibliothèques et fichiers partagés

1.2 Organiser les documents
Créer une arborescence adaptée à un projet ou à un service
Déposer, importer, déplacer, renommer et supprimer des fichiers
Rechercher rapidement un document et utiliser les propriétés de fichiers

1.3 Synchroniser avec l'Explorateur Windows
Synchroniser une bibliothèque SharePoint ou un dossier OneDrive
Utiliser les fichiers depuis l'Explorateur Windows
Comprendre les statuts de synchronisation, les fichiers disponibles en ligne ou hors connexion
Éviter les doublons et les erreurs liées aux emplacements de stockage

1.4 Gérer l'historique des versions
Consulter les versions précédentes d'un fichier
Identifier les modifications et restaurer une version antérieure
Comprendre l'intérêt de la gestion des versions pour sécuriser le travail collectif

Atelier pratique

Module 2 — Outils collaboratifs et coédition – 3h
Word, Excel et Microsoft Teams
2.1 Coéditer un document Word
Ouvrir un fichier partagé et modifier son contenu simultanément avec plusieurs collaborateurs
Identifier les personnes présentes dans le document et suivre les modifications
Utiliser les commentaires et les fonctions de collaboration

2.2 Travailler ensemble dans Excel
Modifier un classeur à plusieurs utilisateurs en temps réel
Partager des données dans un tableau commun
Éviter les conflits de versions et les copies locales non maîtrisées

2.3 Relier les documents aux espaces Teams
Comprendre le lien entre une équipe Teams, ses canaux et les bibliothèques SharePoint associées
Déposer, retrouver et modifier des documents depuis Teams
Utiliser les onglets de fichiers, les conversations et les mentions pour travailler au même endroit
Organiser un espace de travail d'équipe à partir du dossier projet du matin

Atelier pratique

Validation de fin de journée
Les participants savent où stocker leurs documents, comment retrouver une version antérieure et comment travailler à plusieurs sur un fichier sans multiplier les copies.

Jour 2 - Collecter, suivre et partager en sécurité

Module 3 — Formulaires et suivis partagés – 3h30
Microsoft Forms et Microsoft Lists
3.1 Créer un formulaire avec Microsoft Forms
Créer un formulaire de collecte de données à partir d'un besoin professionnel
Choisir les types de questions adaptés : texte, choix, échelle et date
Rendre certaines questions obligatoires et structurer le formulaire
Partager le formulaire avec les collaborateurs ou des contacts externes selon le besoin
Consulter les réponses et exploiter les résultats dans Excel

3.2 Concevoir une liste de suivi avec Microsoft Lists
Créer une liste de tâches, de demandes ou de suivi de processus
Définir les colonnes : statut, responsable, échéance, priorité et commentaires
Ajouter et modifier des éléments, filtrer et trier les informations
Créer des vues partagées adaptées à différents besoins de l'équipe
Suivre l'avancement et utiliser la liste depuis Teams

3.3 Mettre en place un suivi opérationnel
Transformer les réponses d'un formulaire en demandes à traiter
Organiser la répartition des tâches entre les collaborateurs
Identifier les éléments en retard et les priorités

Atelier pratique

Module 4 — Sécurisation des partages – 2h30
SharePoint, OneDrive et Teams
4.1 Comprendre les droits d'accès
Différencier les accès en lecture et en modification
Identifier les personnes et groupes ayant accès à un document ou un dossier
Comprendre les droits d'accès hérités depuis un espace SharePoint ou Teams
Vérifier les autorisations avant de partager un document sensible

4.2 Partager en interne
Partager un fichier ou dossier avec des collaborateurs identifiés
Choisir un lien de consultation ou de modification
Limiter le partage au besoin réel et retirer un accès devenu inutile

4.3 Partager avec des contacts externes
Utiliser les modalités de partage externe autorisées par l'entreprise
Choisir les destinataires et les droits appropriés
Distinguer les liens destinés à des personnes précises des liens accessibles plus largement
Vérifier l'accès d'un contact externe et éviter les erreurs de confidentialité

4.4 Bonnes pratiques de sécurité
Ne pas diffuser de documents confidentiels via des liens ouverts sans nécessité
Ne pas partager un dossier entier lorsqu'un seul fichier suffit
Contrôler les destinataires et les droits avant l'envoi
Retirer ou revoir les accès lorsque le projet ou la relation externe se termine

Atelier pratique

Module 5 — Cas pratique de synthèse et bilan – 30 min
Reprendre le dossier projet créé au jour 1
Organiser les fichiers dans SharePoint, collaborer sur un document Word et un tableau Excel dans Teams
Collecter des demandes avec Forms et suivre leur traitement dans Lists
Partager un livrable avec des droits adaptés
Évaluer les acquis et identifier les actions de mise en œuvre dans le service

Validation de fin de formation
Les participants réalisent un scénario complet de travail collaboratif et sont capables de reproduire les usages appris sur leurs propres activités.

Livrables
À l'issue de la session, chaque participant dispose de modèles et de pratiques directement réutilisables :
Une arborescence de dossier projet dans SharePoint
Un document Word et un tableau Excel coédités
Un formulaire Forms de collecte de demandes
Une liste Microsoft Lists de suivi des demandes et tâches
Une méthode de partage sécurisé des documents, en interne et avec des contacts externes

Le parcours permet ainsi de passer d'une gestion individuelle des fichiers à une organisation de travail collaborative, structurée et sécurisée, en exploitant les outils déjà disponibles dans Microsoft 365.